オフィス移転は企業成長の重要なステップですが、移転の流れや費用を把握して計画的に実行しないと失敗する恐れがあります。この記事では、オフィス移転の成功の秘訣や注意点も含め、移転を控える企業に役立つ情報をお届けします。
オフィス移転のスケジュール
オフィス移転のスケジュール作成はタイムラインを明確にし、工程や担当者を割り振ることが重要です。
また、スケジュール調整においては、作業内容の優先順位の確認や、予めスケジュールに余裕を持たせることが必要です。
タイムラインの作成
タイムラインの作成についてのポイントを紹介します。
・スケジュールを作成する前に目標となる日程を設定し、それに向けてスケジュールを作成することで作業の進捗を確認できます。
・全体像を把握するためにまずは大まかに作成し、その後細かく分解していきます。スケジュールには、移転期間や作業のざっくりとした流れを記載します。
・各工程の開始日や終了日など作業の流れを明確にして、各作業の期間を見積もって設定することが必要です。
・担当者を割り振り、誰がどの作業を行うかを明確にすることで作業の進捗管理がしやすくなります。
スケジュール調整のポイント
スケジュール調整のポイントを紹介します。
・作業が思ったよりも時間を要する場合や予期しない問題が発生する可能性があることを考慮し、スケジュールに余裕を持たせることが必要です。
・優先順位を考慮しながらスケジュールを設定することが必要です。ただし、作業が予想よりも時間を要する場合は、優先度を変更することも検討しましょう。
・定期的に進捗管理を行い、進捗が遅れている場合はスケジュールの再調整が必要となるため、早めの発見と対応が重要です。
・天候や許可申請の遅延など、予期せぬ外部要因が発生する可能性があります。予期せぬトラブルにも対応できるように余裕を持たせることが必要です。
・ガントチャートやタスク管理ツールなどを使用して、作業の進捗状況を可視化することでスケジュールの調整がしやすくなります。
オフィス移転費用の詳細
オフィス移転には多くの費用がかかるため、詳細な費用計画が必要です。引越し業者の料金、不動産関連費用、その他の費用など、移転に伴う費用について紹介します。
引越し業者の料金
引越し業者によって料金体系は異なりますが、一般的には以下のような要素が影響します。
・荷物の量や重量
引越し業者の料金は、荷物の量や重量に応じて設定されることが多いです。荷物が多いほど、引越し業者の料金も高くなります。
・距離
引越しの距離も、料金に影響します。引越し先が遠いほど、料金も高くなります。
・作業時間
作業時間が長ければ長いほど、料金も高くなります。特に、作業時間が延びる原因としては、荷物の積み下ろしが困難な場合や、エレベーターが使用できない場合が挙げられます。
・作業員の数
引越し作業員の人数が多ければ、料金も高くなる傾向があります。
・特殊な作業
重量物や大型家具など、特殊な作業が必要な場合は、追加料金が発生することがあります。
不動産関連費用
不動産関連費用には以下のようなものがあります。
・敷金・保証金
不動産物件を借りる場合、敷金や保証金が必要となることがあります。敷金は、物件の賃料の数ヶ月分を前払いする制度で、契約終了時に返金されます。保証金は、敷金とは別に設定される場合があり、契約終了時に物件の状態に応じて返金されることがあります。
・仲介手数料
仲介業者を通じて不動産物件を借りる場合、仲介手数料が発生します。仲介手数料は、賃料の1～2ヶ月分程度が一般的です。
・保険料
オフィス移転後の物件保険に加入することが必要な場合があります。保険料は、物件の大きさや保険内容によって異なります。
・清掃費用
オフィス移転前に、物件を清掃する必要がある場合があります。清掃費用は、物件の広さや状態によって異なります。
・その他の費用
例えば、引越し時のエレベーター利用料や駐車場使用料、建物内共用設備利用料など、物件によっては様々な費用が発生することがあります。
その他の費用
以下は、その他の費用の例です。
・新しい家具や備品の購入費用
オフィス移転を機に、新しい家具や備品を導入する場合があります。その場合、購入費用が発生します。
・IT機器の移設費用
オフィス移転にあたって、既存のIT機器を移設する場合があります。その場合、設置費用や配線工事費用が発生することがあります。
・新しいインフラの整備費用
新しいオフィスに移転する場合、必要なインフラが整備されていない場合があります。その場合、インターネット回線や電話回線の整備費用が発生することがあります。
・社員の移動費用
オフィス移転に伴って、社員が通勤に必要な費用が変わる場合があります。例えば、通勤距離が長くなった場合、交通費が増加することがあります。
オフィス移転成功の秘訣
オフィスの移転を成功させるためには、社員への情報共有、移転先の条件選びなど、事前準備の徹底が重要です。
社員への情報共有
社員にとっては、移転による不安やストレスが生じることがあります。そのため移転に関する情報をできるだけ早く、正確に共有することが必要です。以下は、社員への情報共有のポイントです。
・移転の背景や目的、スケジュールの共有
社員に移転の背景や目的、スケジュールなどを早めに共有することで、不安を解消することにつながります。また、スケジュールを共有することで、社員自身も移転に向けての準備がしやすくなります。
・新しいオフィスの情報の共有
新しいオフィスの場所や間取り、設備などの情報を共有することで、社員が新しいオフィスに適応することができます。
・移転に伴う業務の変更の共有
オフィス移転に伴って、業務内容が変更になる場合があります。その場合、社員に対して業務内容の変更や、変更に伴って必要な対応などを共有することが必要です。
・移転後の社員の業務環境の整備
移転後の社員の業務環境を整備することも重要です。社員の業務に必要な設備や機材、ネットワーク環境などを整え、快適な業務環境を提供することで、社員のモチベーションを維持することができます。
移転先の条件選びのポイント
オフィスの移転先を選ぶ際に考慮すべき点について紹介します。
・アクセスの便利さ
移転先のアクセスの便利さは、社員や取引先などとのコミュニケーションに大きな影響を与えます。交通の便や駅からの距離、周辺の施設や商業施設などを考慮し、社員や取引先がアクセスしやすい場所を選ぶことが重要です。
・コスト
移転には賃料、敷金・礼金、保証金、引っ越し費用、新しい家具や備品の購入費用など様々なコストがかかります。これらのコストを考慮し、経営上のリスクを回避しながら、コスト効率のよい移転先を選ぶことが重要です。
・オフィスの広さ
移転先のオフィスの広さは、社員の働きやすさや、業務効率に大きな影響を与えます。社員数や業務内容に応じて、必要な広さを考慮し、移転先を選ぶことが重要です。
・環境や風通しの良さ
移転先の環境や風通しの良さは、社員の健康や働きやすさに大きな影響を与えます。周辺の環境、採光や通風などの条件を考慮し、快適なオフィス空間を提供できる場所を選ぶことが重要です。
オフィス移転の注意点
オフィスの移転には様々な注意点があります。トラブルを回避するための注意点や、スムーズな移転を実現するためのヒントを紹介します。
契約内容の確認
契約内容の確認におけるポイントです。
・賃貸借契約の確認
オフィス移転先が賃貸借契約である場合、契約期間や家賃、更新条件、更新料などの詳細を確認することが必要です。また、敷金や礼金、更新料などの支払いについても、契約内容を事前に細かく確認することが重要です。
・端末設備や通信設備の確認
オフィス移転先には、通信インフラや端末設備などが必要です。新しいオフィススペースがこれらの設備を満たしているかどうか、また、設置に必要な費用や手続きなどを確認することが必要です。
・共用部分の確認
オフィス移転先の共用部分についても、契約内容を確認することが必要です。共用部分の掃除や維持費用の負担、利用時間などを確認し、問題ないかどうかを確認しましょう。
これらのポイントを踏まえ、新しいオフィススペースの契約内容を事前に確認することで、トラブルや不満を回避することができます。契約内容に問題がある場合は、ねばり強く交渉や修正を行い、問題を解決することが重要です。
移転先での手続き
移転先での手続きにおけるポイントです。
・新しいオフィスの住所変更手続き
移転先が新しい住所になる場合、必要な手続きを実施することが必要です。社員の住民票や健康保険証、車両の登録など、様々な手続きが必要となります。
・通信回線の引き継ぎ手続き
インターネット回線や電話回線などの通信環境を整える必要があります。既存の通信回線を引き継ぐ場合や新たに契約をする場合、必要な手続きを実施しましょう。
・電気・水道・ガスなどのサービス手続き
電気や水道、ガスなどのライフラインサービスを利用する必要があります。これらのサービスを引き継ぐ場合や新たに契約する場合、必要な手続きを実施しましょう。
・郵便物の転送手続き
オフィス移転によって、社員の郵便物が新しいオフィスに届かなくなることがあります。この場合、郵便物の転送手続きを実施することが必要です。
・駐車場の手配手続き
社員や来客用の駐車場を用意する必要があります。駐車場の手配手続きを実施し、移転先での駐車について問題がないようにしましょう。
引越し当日のトラブル回避
引越し当日のトラブル回避におけるポイントです。
・事前の確認
引越し当日の前日までに、業者と移転先を再度確認しましょう。移転先での駐車場やエレベーターの利用時間など、トラブルが予想される点について細かく確認することが必要です。
・早めの準備
当日に慌てないためにも、早めに準備を進めましょう。事前に荷物をまとめ、必要な備品や文具などを準備することで、スムーズに作業を進めることができます。
・作業の監督
引越し作業中は、作業の進捗状況を確認し、必要に応じて指示を出すことが必要です。業者とのコミュニケーションを密にし、トラブルが発生した場合は早めに対処することが大切です。
・備品の梱包
オフィスの備品や個人の荷物は、慎重に梱包することが必要です。特に、大切な書類や機器は、しっかりと梱包し、移動中に破損や紛失しないようにしましょう。
・余裕を持ったスケジュール
引越し作業には、予想以上に時間がかかることがあります。作業時間に余裕を持ち、スムーズな引越しを実現しましょう。
オフィス移転に伴うトランクルーム活用法
トランクルームを活用することで、書類や備品を一時的に保管することができ、移転作業の効率化が可能です。トランクルームの活用方法や選び方のポイントについて紹介します。
一時保管場所として活用のメリット
トランクルームを一時保管場所として活用するメリットやポイントです。
・スペースの有効活用
オフィス移転に際して、新しいオフィスへの荷物を運ぶ前にトランクルームに一時保管することで、移転作業をよりスムーズに進めることができます。オフィス内の荷物が減った分、スペースを有効に活用することができ、作業スペースの確保につながります。
・柔軟なレンタル期間
トランクルームは、必要な期間だけレンタルすることができるため、オフィス移転時だけ短期間で利用することが可能です。また、予定よりも新オフィスの環境整理に時間がかかった場合など、必要な期間に応じてレンタル期間を延長することもできます。
・安全性の確保
トランクルームは、施設内でのセキュリティ対策がしっかりと施されており、防犯カメラやセキュリティゲート、パスワードロックなどが設置されています。オフィスの備品や機器を安全に保管することができます。
・備品管理の効率化
オフィスの移転を機に、不要な物やすぐに使わない物の整理を行いましょう。移転先ですぐに必要のない備品をトランクルームに保管することで、オフィスの限られたスペースを有効に活用することができます。トランクルームは基本的に24時間出入りが自由なので、必要な時に必要な備品を取り出すことが可能です。
トランクルーム選びのポイント
トランクルーム選びのポイントです。
・料金の比較
トランクルームのレンタル料金は、地域や施設、サイズによって異なります。複数のトランクルーム事業者の料金を比較し、適切な価格帯のものを選ぶことが大切です。
・立地条件
トランクルームの立地条件も重要なポイントのひとつです。オフィスからアクセスしやすく、荷物を運びやすい場所にあるかどうか確認しましょう。
・セキュリティ対策
トランクルームのセキュリティ対策は、事業者や物件によっても異なります。防犯カメラやセキュリティゲート、パスワードロックなど、施設のセキュリティ対策がしっかりしているか確認しましょう。
・施設の設備
トランクルームの設備も重要なポイントです。エアコンや温度調節機能、防湿機能、24時間利用可能な施設など、必要な条件に応じて選ぶことが大切です。
・レンタル期間の柔軟性
トランクルームは必要な期間だけレンタルすることができますが、急な予定変更や延長が必要になった場合にも対応できるよう、レンタル期間の柔軟性があるか事前に確認しておきましょう。
最後に
オフィスの移転には大きな工数と費用がかかり専門的な知識も必要となるため、外部業者との連携が不可欠となります。移転の計画や準備は余裕をもって行い、トラブルのないスムーズな移転を実現しましょう。
監修・投稿者プロフィール
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株式会社加瀬倉庫 IT戦略推進部所属。
【資格】
整理収納アドバイザー1級
WEBを活用した集客施策を担当しています。
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